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会务策划公司如何制定会议策划流程

作者:济南活动策划公司发布时间:2019-01-18 15:07

 会议策划是一个专业性很强、要求细心的工作,稍不留神的一个差错就可能导致会议的失败,制定一个专业的会议策划流程是必要的,专业的会务策划公司是如何制定会议策划流程的呢?
会务策划公司如何制定会议策划流程
一、会议主办方的想法和目的。
    会议有着各种各样的类型,比如研讨会、发布会、招商会等,不同类型的会议所举办的目的也会有很大不同。会议策划公司在进行会议策划的时候,首先要和主办方进行粗略的沟通,搞清楚会议主办方的想法和目的以及想要达到的效果。
 
二、会议的思路和步骤。
    根据会议主办方的想法和目的,理清思路、制定详细的会议执行步骤。
 
    会议不是根据个人意志而制定的,它是由主办方的主要人员一起商量制定的。商讨本身就是一个将众多不同意见汇集成统一意见的一个过程,这其中肯定会存在各种各样的分歧,为了将分歧汇集成一个意见,所以确定一个会议负责人非常关键。
还要确定具体的会议执行步骤和每个步骤进行的时间,人员的具体任务也要明确分配好,责任到人制度可以提高工作人员的工作积极性。
 
三、选择合适的会议地址。
1.列出可供选择的会场清单。
    制定合适的位置区间、大小区间、价格区间,列出符合此条件的可供选择的会场清单,清单上需要标明所有会场的重点条件和特点,这样能给会场比较带来很大的方便。
 
2.根据清单内容和会议的需求选择出合适的会场。
    详细比较会场清单上所列出的各大会场的基本信息及特点、布局等,结合会议需求选择最合适的几个会场。这里要注意的是,如果是研讨交流会这种比较严谨的会议,不要选择富丽堂皇、过于奢华的会场,这类会议所选的会场要求简而不陋、低调而不低端,要体现出一种节俭性和严谨性;如果是大型的表彰会,就要求会场比较有档次。
 
3.亲临现场考察,做出决定。
    选择最符合会议需求的几个会场后,我们还要亲临会场,进一步的对会场进行详细考察和比较,并和会场经理协商沟通,做出最后的决定。
 
四、确定会议流程规划。
    确定好了会议场地、清楚了会场的装修设计、布局、风格后,我们的会议策划也就步入正轨了,再根据前面所谈到的会议步骤、结合会场的实际情况,做出进一步的调整。
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